La CPED est heureuse de présenter le guide de recommandations de gestion et d’archivage des données liées aux signalements de violences sexuelles et sexistes, de harcèlement et de discriminations dans le cadre des dispositifs des établissements d’enseignement supérieur et de recherche.
Les rencontres de la CPED, organisées par l’Université d’Orléans en juin 2022, ont mené au constat collectif de difficultés liées à la gestion des données sensibles générées par nos dispositifs de signalement. Il émane, alors, la proposition de créer un groupe de travail sur le thème de la gestion et de l’archivage des données sensibles. Il se forme en octobre 2022, composé de chargé·es de mission égalité-diversité, ou mission assimilée, d’archivistes, de délégué·es à la protection des données, d’une référente déontologue et juriste. On retrouve 10 établissements différents représentés au sein du GT.
En lien avec le déploiement des dispositifs d’écoute et de signalement, sont nées des interrogations concernant la gestion des données sensibles afférentes : Quels moyens et durées de conservation pour les dossiers et documents qui contiennent des données sensibles ? Comment garantir le droit des personnes tout en garantissant les besoins des dispositifs et des différentes procédures (signalement, enquête interne, section disciplinaire, procédure pénale) ? Plusieurs établissements ont fait remonter la nécessité de définir un cadre juridique et réglementaire qui s’applique aux documents comportant des données sensibles issus des dispositifs de signalement des violences sexistes et sexuelles. En effet, il n’existe aujourd’hui aucun texte décrivant le temps de conservation de ces données ni le cadre de leur utilisation.
Il est proposé à travers ce livrable un cadre et une méthode pour aider les établissements à établir leurs modalités et délais de conservation. Il définit d’abord « les données sensibles », avant d’aborder les ressources et réglementations existantes puis de proposer une méthode pour déterminer les durées de conservation et le devenir des documents. Enfin, le groupe de travail a souhaité mettre en lumière un certain nombre de bonnes pratiques et proposer des perspectives de travail.